Trong thực tế, tính tổng là một thao tác được sử dụng rất nhiều trong khi sử dụng Excel để phục vụ học tập và công việc. Sau đây, mình xin chia sẻ 3 cách tính tổng trong Excel cực kỳ đơn giản nhưng cũng rất thiết thực, giúp bạn có thể áp dụng tùy từng trường hợp cụ thể. Hãy cùng theo dõi nhé…
Excel là một chương trình rất quen thuộc đối với nhiều người tại Việt Nam, nó đặc biệt phù hợp với những người làm trong mảng thống kê các số liệu và tài chính kế toán, kiểm toán,… Trong khi sử dụng Excel, tính tổng các số liệu là một thao tác được sử dụng thường xuyên để phục vụ nhiều nhu cầu khác nhau. Vậy bạn đã cách tính tổng trong Excel sao cho hợp lý nhất hay chưa?
Nếu chưa, hãy cùng tham khảo 3 cách tính tổng trong Excel được chúng tôi chia sẻ ngay sau đây, nó rất thiết thực và phù hợp với từng mục đích sử dụng cụ thể:
Cách tính tổng trong Excel phổ thông nhất
Đây là cách rất nhiều người sử dụng Excel đã từng biết đến, đó chính là sử dụng hàm SUM hoặc icon Auto Sum ngay trong màn hình chính của Excel. Phương pháp này thường được sử dụng trong những trường hợp cần số liệu tổng thể của tất cả các số liệu có trong văn bản để phục vụ cho việc tổng hợp, báo cáo,…
Có hai cách thực hiện, cụ thể như sau:
Cách 1: Trỏ chuột vào ô bất kỳ nằm bên ngoài vùng chứa các dữ liệu cần tính tổng và viết câu lệnh: =Sum(Xy:Xz) và nhấn Enter, với X là số cột chứa số liệu cần tính tổng, và y cùng z là số dòng bắt đầu và kết thúc của số liệu đó. Lập tức, tổng của cột X từ dòng y tới dòng z sẽ hiện ra trên màn hình.
Cách 2: Trỏ chuột vào vị trí ngay sau dòng có các số liệu bạn cần tính tổng, nhấn vào icon Auto Sum tại màn hình chính của Excel, tổng của các số liệu cũng sẽ ngay lập tức hiện ra.
*Lưu ý: Khi dùng icon Auto Sum, bạn cũng có thể đặt con trỏ tại vị trí ô tính bất kỳ, nhưng nếu văn bản có nhiều số liệu thì cần thực hiện thêm bước chọn vùng dữ liệu cho Excel. Vậy nên đặt tại vị trí ngay sau ô có các số liệu cần tính toán là cách đơn giản nhất, chỉ việc nhấn Auto Sum và không cần làm gì thêm.
Cách tính tổng nhưng không thể hiện trên bảng tính
Đây là một thủ thuật không phải ai cũng biết đến, được dùng để tính tổng các số liệu nhưng không thể hiện vào bất cứ ô tính nào trên Excel. Nó thường được sử dụng khi người dùng chỉ cần nắm tổng số để thực hiện cho một mục đích nào đó: Viết vào bài báo cáo, kiểm tra, kiểm soát,…
Cách thực hiện đơn giản đến không ngờ, khi bạn chỉ cần rê chuột để chọn vùng dữ liệu muốn tính tổng. Sau khi đã chọn xong, hãy nhìn vào ô cuối cùng của bảng tính, sẽ thấy số tổng đã thể hiện ở đó. Rất đơn giản và tiện lợi đúng không nào?
Cách tính tổng theo bộ lọc
Đây là thao tác thường được sử dụng trong hoạt động kinh doanh, khi có nhiều bộ phận cùng góp phần chung vào doanh số tổng thể. Như ví dụ đã nêu, nếu bạn chỉ muốn tính tổng của tất cả các nhân viên thuộc bộ phận Marketing thì thực hiện bằng kiểu nào là nhanh nhất?
Rất đơn giản, hãy sử dụng tính năng Filter của Excel, cách thực hiện như sau:
Bước 1: Tại màn hình chính của Excel, bạn chọn vùng dữ liệu muốn lọc sau đó chọn thẻ Data và ấn chọn icon Filter.
Bước 2: Sau khi ấn Filter, bạn sẽ thấy trong vùng được chọn có một ô chọn. Click vào đó và lựa chọn dữ liệu bạn muốn lọc, theo như ví dụ ta sẽ chọn “Marketing”.
Bước 3: Sau khi Excel lọc ra kết quả, chúng ta chỉ cần sử dụng 1 trong 2 cách tính tổng ở trên để biết được tổng số mà bộ phận Marketing đã đạt được, rất đơn giản và nhanh chóng.
Nếu bạn cảm thấy bài viết này hữu ích, hãy để lại bình luận ở phía dưới bài viết nhé. Và nhớ, thường xuyên truy cập website của Thủ Thuật plus để cập nhật những thủ thuật thú vị và bổ ích hàng ngày để phục vụ cho công việc và học tập. Cám ơn sự theo dõi của các bạn.
