So với các tệp lớn khác trên máy tính, file Word của bạn chắc chắn có dung lượng nhỏ hơn nhiều. Tuy nhiên, nếu bạn đang muốn chia sẻ file Word trực tuyến qua email hoặc các ứng dụng khác thì bạn có thể cần giảm dung lượng tệp để chia sẻ nhanh hơn. Dưới đây là ba cách giảm dung lượng file Word mà bạn có thể thử.
Cách giảm dung lượng file Word
Lưu ở định dạng DOCX
Kể từ Word 2007, các tệp văn bản của bạn sẽ được lưu ở định dạng DOCX thay vì DOC. Lý do duy nhất để bạn sử dụng định dạng DOC chính là khi bạn cần khả năng tương thích ngược với các ứng dụng xử lý văn bản cũ hơn.
Một trong những lợi ích của việc sử dụng định dạng DOCX là kích thước tệp nhỏ hơn nhiều so với định dạng DOC. Một tài liệu có kích thước vài megabyte ở dạng DOC sẽ chỉ chiếm vài trăm kilobyte dưới dạng DOCX.
Khi bạn lưu tài liệu Word của mình, bạn hãy đảm bảo chọn định dạng DOCX trước khi nhấn xác nhận lưu. Nếu bạn đang làm việc với tệp DOC, bạn có thể mở tab File trong thanh công cụ của Word và chọn Convert nằm trên tab Info. Sau đó, Word sẽ hướng dẫn bạn chuyển đổi sang định dạng mới.
Nén hình ảnh
Trước khi bạn chèn hình ảnh vào tài liệu Word, bạn hãy thực hiện việc chỉnh sửa chúng trong trình chỉnh sửa hình ảnh riêng biệt. Nếu bạn chỉnh sửa bên trong Word, nó sẽ giữ lại phiên bản gốc khiến kích thước tệp văn bản tăng lên.
Bạn cũng nên sử dụng menu Insert > Picture để thêm hình ảnh từ máy tính của mình ở định dạng phổ biến như JPG – JPEG thay vì bạn thực hiện thao tác kéo thả trực tiếp vào Word. Khi bạn dán vào trình soạn thảo văn bản, Word sẽ thêm hình ảnh dưới dạng PNG hoặc BMP, cả hai đều chiếm nhiều dung lượng hơn đáng kể so với JPG.
Cuối cùng, trên menu Save As, bạn có thể chọn Tools > Compress Pictures và chọn độ phân giải cho tất cả các bức ảnh của bạn. Tùy thuộc vào tài liệu, bạn có thể loại bỏ hình ảnh chất lượng thấp hơn để tiết kiệm thêm dung lượng.
Không nhúng phông chữ
Nếu bạn sử dụng một phông chữ tùy chỉnh trong tài liệu và ai đó chưa cài đặt phông chữ đó mở nó ra, nó có thể khiến văn bản trong tài liệu bị lỗi và không thể đọc được. Để khắc phục vấn đề này, Word cho phép bạn nhúng phông chữ vào tài liệu của mình để chúng hoạt động ở bất kỳ máy tính nào.
Tuy nhiên, việc nhúng phông chữ sẽ khiến file Word chiếm nhiều dung lượng hơn. Để loại bỏ những phông chữ đó, bạn hãy đi đến File > Options, sau đó bỏ dấu tích trong tuỳ chọn Embed fonts in the file nằm bên trong mục Save. Nếu bạn phải nhúng phông chữ cho một file Word cụ thể, bạn có thể đánh dấu tích vào tuỳ chọn Do not embed common system fonts để loại bỏ phông chữ phổ biến như Arial và tiết kiệm dung lượng cho tệp.
Như vậy, mình đã chia sẻ đến bạn 3 cách để nén và giảm kích thước của tài liệu Word. Nếu bạn thấy hữu ích, đừng quên chia sẻ bài viết này cho bạn bè và người thân nhé.
