Để thuận tiện hơn khi chia sẻ file Word trực tuyến qua email hoặc ứng dụng khác, người dùng có thể cần giảm dung lượng nhằm tăng tốc độ truyền dữ liệu. Bài viết dưới đây sẽ mách cho bạn các cách giảm dung lượng file Word mà bạn cần nắm được.
1. Lưu Với Định Dạng DOCX
Từ Word 2007 trở đi, thay vì DOC mọi tệp văn bản sẽ được lưu dưới định dạng DOCX. Một trong những lý do mà người dùng cần sử dụng định dạng này chính là khả năng tương thích với các ứng dụng xử lý văn bản cũ.
Định dạng DOCX có kích thước tệp nhỏ hơn nhiều lần nếu so sánh với định dạng DOC. Tài liệu lên đến vài megabyte ở dạng DOC chỉ tương đương với vài trăm kilobyte ở dạng DOCX.
Do đó, trước khi lưu tài liệu Word hãy đảm bảo bạn đa chọn đúng định dạng DOCX rồi mới xác nhận lưu. Trong trường hợp bạn đang làm việc với DOC, tại thanh công cụ của Word hãy mở tab File rồi vào tab Info nhấn chọn Convert. Lúc này Word sẽ chuyển đổi sang định dạng mới.
2. Nén Hình Ảnh
Người dùng nên chỉnh sửa hình ảnh trong trình chỉnh sửa riêng biệt trước khi chèn vào Word. Trong trường hợp chỉnh sửa hình ảnh bên trong Word có thể khiến tăng kích thước tệp văn bản.
Hãy dùng menu Insert rồi nhấn chọn Picture để chèn hình ảnh từ máy tính vào Word trong định dạng như JPESG hoặc JPG thay cho thao tác kéo thả trực tiếp. Bởi khi bạn dán ảnh vào Word, hình ảnh sẽ chiếm nhiều dung lượng hơn rất nhiều so với JPG.
Tại menu Save As, hãy chọn Tools > Compress Pictures rồi lựa chọn độ phân giải cho mọi bức ảnh của bạn.
3. Không Nhúng Phông Chữ
Trong trường hợp bạn đang dùng một phông chữ trong văn bản và máy tính chưa cài đặt phông chữ này mở ra có thể khiến Word gặp lỗi không thể đọc được. Vì vậy, Word đã cho phép người dùng nhúng phông chữ vào tài liệu để dễ dàng đọc được trong bất kỳ máy tính nào.
Để loại bỏ các phông chữ này, hãy chọn File trên thanh công cụ rồi chọn tiếp Options rồi bỏ dấu tích trong tùy chọn Embed fonts in the file tại bên trong mục Save.
Trên đây là các cách để giảm dung lượng file Word hiệu quả mà bạn cần nắm được. Hãy lưu lại để tham khảo. Đừng quên theo dõi fanpage để cập nhật nhanh chóng những thông tin hữu ích nhất.
